Digitalisierung in der Hausverwaltung: Wo die Branche 2025/2026 wirklich steht – und was das fürs Recruiting bedeutet
Datenbasierter Überblick auf Basis der EBZ-Studie 2025 – mit konkreten Handlungsempfehlungen für kleine und mittlere Verwaltungen.
5 Min. Lesezeit
Von Oliver Zauritz | Aktualisiert: April 2026
Die Branche redet viel über Digitalisierung. Eigentümer-Apps, digitale Belegprüfung, Cloud-ERP – auf jeder Branchenmesse dominieren diese Themen. Doch die EBZ-Studie 2025 zeichnet ein ernüchterndes Bild: Nur 1,6 % der Haus- und WEG-Verwaltungen sehen sich als vollständig digitalisiert. Knapp die Hälfte (49,2 %) stuft sich als „teils/teils" ein.
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verschiedene ERP-Systeme im Einsatz
EBZ 2025
0 %
vollständig digitalisiert
EBZ 2025
0 %
lagern IT an externe Dienstleister aus
EBZ 2025
0 %
kündigen wegen veralteter Software
Immotalente
Digitalisierung ist Chefsache: 64,7 % der Geschäftsführungen treten aktiv als Treiber der Digitalisierung auf (EBZ 2025). Zwei Drittel geben an, die nötige Unterstützung bereitzustellen.
In der Realität werden diese Initiativen aber oft gebremst, weil genau diese Geschäftsführer zu stark operativ eingebunden sind. Wer tagsüber Eigentümerversammlungen leitet, hat abends keine Kapazität für ERP-Migration. Nicht selten zieht sich die Einführung neuer Systeme über 2 Jahre und länger.
29 ERP-Systeme in einer Branche
Wodis
11.7%
Win-CASA
10.6%
HausPerfekt
9.6%
DOMUS
8.5%
GFAD
6.2%
Haufe
5.8%
immoware
4.9%
KARTHAGO
4.1%
RELion
3.5%
Andere
35.1%
29 verschiedene ERP-Systeme in der Branche (EBZ 2025)
Dabei ist die IT-Ausstattung direkt relevant fürs Recruiting: 14 % der WEG-Verwalter kündigen, wenn die eingesetzte Software veraltet oder schlecht implementiert ist (Immotalente, 2022–2026). In einer Branche, in der 48,7 % der Unternehmen ihren IT-Betrieb an externe Dienstleister auslagern und nur 15,7 % über Mitarbeiter mit IT-bezogener Ausbildung verfügen (EBZ 2025), ist Digitalisierung keine IT-Frage, sondern eine Personalfrage.
Digitalisierungsgrad der Branche
Nur 1,6 % sehen sich als vollständig digitalisiert.
Fortgeschritten, aber mit Lücken.
Der Branchendurchschnitt. Hier steht die Hälfte.
Grundlegende digitale Prozesse fehlen.
Weitgehend analog.
Chancen der Digitalisierung
Größte Chance laut EBZ 2025.
Schnellere Eigentümer-Kommunikation.
Routineaufgaben reduzieren.
Bessere Tools = zufriedenere Mitarbeiter.
Eigentümer-Apps, digitale Belegprüfung.
Wie digital ist Ihre Hausverwaltung wirklich?
10 Fragen – mit Einordnung zum EBZ-Branchenschnitt.
1. Arbeiten Sie mit einem dedizierten ERP-/Verwalter-System (kein Excel/Access)?
2. Ist Ihr System Cloud-basiert und von überall erreichbar?
3. Können Ihre Eigentümer Belege digital einsehen (App/Portal)?
4. Erstellen Sie Hausgeldabrechnungen weitgehend automatisiert?
5. Haben Sie ein digitales Dokumentenmanagement (nicht Ordner auf dem Server)?
6. Können Schadensmeldungen digital erfasst und nachverfolgt werden?
7. Nutzen Sie digitale Unterschriften für Protokolle/Verträge?
8. Ist Ihre Buchhaltung digital an das ERP-System angebunden?
9. Führen Sie hybride oder virtuelle Eigentümerversammlungen durch?
10. Haben Sie eine Digitalisierungsstrategie mit konkretem Zeitplan?
Was die Vertiefungen enthalten: 8 Kernzahlen der EBZ-Studie 2025, warum ERP-Einführungen in kleinen Verwaltungen scheitern, Cloud vs. On-Premise im Vergleich, KI in der Hausverwaltung (Hype vs. Realität), und der unterschätzte Zusammenhang zwischen Digitalisierung und Recruiting.
Vertiefung – Für Leser, die es genauer wissen wollen
1. 1,6 % vollständig digitalisiert. 2. 29 ERP-Systeme im Einsatz. 3. 60,2 % fordern bessere Benutzerfreundlichkeit. 4. 79 % wollen Erleichterung bei Routineprozessen. 5. 48,7 % lagern IT extern aus. 6. 15,7 % haben IT-ausgebildete Mitarbeiter. 7. 38,7 % haben eine Digitalisierungsstrategie. 8. 59,6 % kennen ihren eigenen Zeithorizont für Digitalisierung nicht.
1. GF ist operativ eingebunden und kann das Projekt nicht vorantreiben.
2. Datenmigration wird unterschätzt. Stammdaten aus dem alten System sind oft unvollständig oder inkonsistent.
3. Team akzeptiert neues System nicht. Ohne Change Management und Schulung entsteht Widerstand.
4. Kein dediziertes Budget. ERP-Wechsel kosten Geld und vor allem Zeit.
Cloud: Wartungsfrei, von überall erreichbar, monatliche Kosten. Ideal für ≤ 20 MA. Trend: 58,4 % der Branche setzen bereits auf Cloud (EBZ 2025).
On-Premise: Einmalinvestition, volle Kontrolle, Server-Wartung nötig. Für größere Verwaltungen mit IT-Abteilung.
Empfehlung für kleine HVs: Cloud. Sie sparen sich IT-Infrastruktur, Updates kommen automatisch, und Ihre Mitarbeiter können von überall arbeiten.
EBZ 2025: Nur 11,1 % nutzen KI, aber 23,5 % planen kurzfristig. Einsatzfelder: Automatisierte Belegprüfung, Chatbot für Mieteranfragen, Schadensklassifizierung per Foto, Protokollgenerierung.
Wichtig: KI braucht saubere Daten. Ohne standardisierte Prozesse (nur 2,9 % der HVs) bringt KI wenig. Erst Prozesse digitalisieren, dann automatisieren, dann KI einsetzen.
14 % kündigen wegen Software. Moderne Software ist ein Recruiting-Argument.
Was Kandidaten im Vorstellungsgespräch über Ihre IT fragen: „Welches ERP-System setzen Sie ein?", „Gibt es eine Eigentümer-App?", „Arbeiten Sie Cloud-basiert?", „Wie digital sind Ihre Prozesse?"
Wie Sie Software als Vorteil formulieren: „Wir arbeiten mit [Software X] (Cloud) und sind für Homeoffice voll ausgestattet" in der Stellenanzeige platzieren.
Digitalisierungsgrad, ERP-Systeme, IT-Ausstattung und KI-Nutzung: EBZ Business School, „IT und Digitalisierung in der Haus- und WEG-Verwaltung", 2025, n = 136. Wechselgründe: Immotalente, 1.000+ strukturierte Kandidateninterviews (2022–2026).
Autor: Oliver Zauritz, Gründer von Immotalente. Spezialisiert auf die Personalsuche in der Hausverwaltung seit 2022.