Recruiting in der Hausverwaltung: Warum die meisten Prozesse scheitern, bevor sie anfangen
Recruiting in der Hausverwaltung scheitert selten an fehlenden Kandidaten. Es scheitert daran, dass der Prozess nicht als Projekt geführt wird, sondern als Tagesgeschäft neben der eigentlichen Arbeit läuft. Was mir Geschäftsführer in über 200 Erstgesprächen anvertrauen, geht weit über Stellenbeschreibungen hinaus.
Heute war ich bei einem Workshop zum Thema Projektmanagement für Recruiter. Ein Satz von Bruno Morgante ist hängengeblieben:
„Projects fail because of people."
Nicht wegen schlechter Tools. Nicht wegen fehlendem Budget. Wegen Menschen, die aneinander vorbeireden.
Recruiting ist kein Tagesgeschäft
In der Hausverwaltung wird Recruiting oft wie eine Nebenkostenabrechnung behandelt: es muss halt gemacht werden. Dabei ist es ein Projekt mit klarem Ziel, begrenzten Ressourcen und messbarem Ergebnis.
Personalkosten machen bei Immobilienverwaltern zwischen 0 und 0 Prozent der Gesamtkosten aus (CRES Center for Real Estate Studies, 2012). Bei technischen Property Managern liegt der Anteil sogar bei 0 bis 0 Prozent (Rueckerconsult-Befragung 2019). Diese Zahlen stammen aus 2012 und 2019. Seitdem sind Gehälter, Sozialabgaben und regulatorische Anforderungen weiter gestiegen, der tatsächliche Anteil heute dürfte noch höher liegen.
Hausverwaltung ist kein IT-Business, sondern ein Personalkosten-Business. Wer hier ohne sauberen Prozess einstellt, verliert entweder Geld oder kostbare Lebenszeit.
Ein Beispiel aus einem Erstgespräch: Ein Geschäftsführer erzählt, die ERP-Umstellung von Wincasa auf Impower laufe seit einem Jahr und werde noch ein weiteres Jahr dauern. Bei 0+ Wochenstunden mache er alles selbst. Beim Recruiting laufe es genauso: kein Briefing, keine Zeitplanung, einfach loslegen. Das Ergebnis ist immer dasselbe. Spät, teuer, frustrierend.
Billig, schnell oder gut: Wählen Sie zwei
Im Projektmanagement gilt: billig, schnell oder gut, man kann immer nur zwei davon gleichzeitig haben. Übertragen auf Recruiting in der Hausverwaltung wird sofort sichtbar, warum so viele Besetzungen scheitern.
Oft kleiner als gedacht. Ein subjektiver Datenpunkt ist wenig Grundlage für eine strategische Entscheidung. Plus: bei anderen Hausverwaltungen abwerben wird zum Boomerang.
Bringt Reichweite, aber WEG-Verwalter mit 15 Jahren Erfahrung bewerben sich nicht über Instagram. Selten die Qualität, die gebraucht wird.
Richtige Strategie, aber braucht zwei bis drei Jahre. Hilft nicht, wenn heute jemand fehlt.
Kostet Geld, aber weniger als eine Fehlbesetzung. Schneller Zugang zu vorqualifizierten Fachkräften, die nicht aktiv suchen.
Was Erfolg im Recruiting wirklich bedeutet
Fragen Sie drei Menschen in einer Hausverwaltung, was eine erfolgreiche Einstellung ist, und Sie bekommen drei verschiedene Antworten. In kleinen Hausverwaltungen ist der Geschäftsführer oft alle drei Personen gleichzeitig.
Die Sachbearbeiterin denkt in Ergebnissen: Ist die Stelle besetzt, ist der Stapel kleiner. Der Teamleiter denkt in Veränderung: Passt der Neue ins Team, entlastet er wirklich? Der Geschäftsführer denkt in Wert: Wie verändert diese Einstellung mein Unternehmen, kurz- und langfristig?
Trotzdem dominiert in der Praxis Perspektive 1. Hauptsache, der Stuhl ist besetzt. Es ist völlig legitim, nur den Stuhl zu besetzen. Aber wer länger als ein Jahr mit der Person arbeiten möchte, braucht mehr als Anwesenheit. Manche fragen immerhin: bleibt der Neue? Selbst wenn jemand bleibt, beginnt nach dem ersten Arbeitstag das nächste Projekt: Onboarding. Das ist Stoff für den nächsten Blog-Beitrag.
Die falsche Frage
Die häufigste Frage lautet: Haben Sie jemanden für mich? Die richtige Frage wäre eine andere.
Was braucht diese Rolle wirklich? Wohin will ich mein Unternehmen entwickeln? Das Ziel kann auch privat sein: Endlich wieder Zeit für Familie. Endlich wieder durchschlafen.
„Eine strategische Einstellung kann mehr verändern als nur die Besetzung einer Stelle."
Ich führe über 0+ Erstgespräche pro Jahr. Geschäftsführer erzählen mir von Scheidungen durch Arbeitslast, von Kollegen, die zusammengebrochen sind, von 0-Stunden-Wochen über Jahre. Wer nur den leeren Stuhl besetzen will, bleibt unter den Möglichkeiten.
Wer das Thema vertiefen will, findet hier den Hintergrund dazu, was eine Fehlbesetzung tatsächlich kostet, und hier den konkreten Ablauf einer Einstellung.
Recruiting ist ein Projekt. Behandeln Sie es auch so.
Was kostet eine offene Stelle Ihre Hausverwaltung?
Rechnen Sie in wenigen Minuten durch, was Vakanz, Bewerbungssichtung und Teamreibung Sie aktuell kosten.
Häufige Fragen
Personalkosten machen 50 bis 60 Prozent der Gesamtkosten einer Hausverwaltung aus. Trotzdem wird Recruiting wie Tagesgeschäft behandelt statt als Projekt mit Zeitplan, Budget und Erfolgskriterien. Geschäftsführer besetzen Stellen unter Zeitdruck, ohne klares Anforderungsprofil.
Über den Autor
Gründer von Immotalente, vermittelt seit Jahren Fach- und Führungskräfte in der Immobilienverwaltung und führt jährlich über 200 Erstgespräche mit Geschäftsführern von Hausverwaltungen.